打ち合わせは入念に行うこと

準備に入る前の段階で、各業者やスタッフ達と十分に打ち合わせを行っておきましょう。準備に入ってから打ち合わせをしようと思っても、集まることが難しくなってしまうことも少なくありません。最初の時点で十分な打ち合わせがされていれば、準備の段階からスムーズに進行することができます。また、運営をスムーズに行うためにも、展示会に関わるスタッフ達とあらゆる情報を共有することが重要です。機密事項でない限り、知っている人と知らない人がいる情報があるという事態は避けた方がよいでしょう。

準備期間は余裕を持って

一般的な展示会の準備期間はおよそ3カ月程度としているところが多いですが、出来るかぎり、準備期間に余裕を持たせるようにしましょう。短めに準備期間を設定してしまうと、余裕がなくなってしまい、ミスが多くなってしまう傾向にあります。また、ミスに気が付いたとしても、時間が足りなくなってしまう可能性もあります。このようなことにならないためにも、準備期間は長めに設定しておいた方がよいでしょう。

事前のトラブル対策は徹底的に

展示会の開催中でも準備期間中でも言えることですが、事前にある程度のトラブルの予測をしておきましょう。あらかじめトラブルの予測ができていれば、いざという時にすぐに動くことができますし、パニックにならずに済みます。また、予測できていなかったトラブルが発生した場合は一人で対処しようとはせずに、すぐに上司や責任者に報告するよう徹底しましょう。どのようなトラブルが発生したとしても、すぐに報告ができるよう、風通しのよい雰囲気を作っておくことが重要です。

展示会の施工を依頼する際、費用の安さが気になりますが、デザイン性や集客効率などもしっかりと確認する必要があります。

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